2021.11.19 豆知識

バーチャルオフィスの選び方を徹底解説!サービスや運営会社の確認ポイントは?

バーチャルオフィスを契約する際、選び方が分からず困っていませんか?

働き方が変わる今、都市部だけでなく地方でもバーチャルオフィスが増えています。ですが、いざ利用するにも価格や立地、提供サービスなど選択肢が多すぎて選びきれないのではないでしょうか。

 

本記事では、安心して利用できるバーチャルオフィスの選び方をご紹介しています。

バーチャルオフィスを検討する際の参考にご活用ください。

 

1.バーチャルオフィスのサービス面での選び方

ここではバーチャルオフィスが提供しているサービス内容や料金、貸し出しを受ける住所の選び方についても解説します。

 

1-1.バーチャルオフィスが提供するサービス

バーチャルオフィスを選ぶ際に一番肝心なのが提供しているサービスです。住所貸し出しのように基本的なサービスと電話秘書対応のような付加的なサービスがあります。まずは、バーチャルオフィスの基本サービスとオプションサービスについてご紹介します。

 

1-1-1.基本サービス

バーチャルオフィスが提供するサービスのうち基本的なものは、住所貸し出し、郵便物転送、宅配便受付、FAX利用があります。

 

・住所貸し出し

バーチャルオフィスのサービスのメインは住所の貸し出しです。例えば、個人事業主の場合、契約にあたって自宅の住所を知られたくないなど、プライバシー面が気になるところでしょう。

法人であっても実際にオフィス物件を借りるとなると多大な費用が掛かってしまいます。

その点、バーチャルオフィスの住所貸し出しサービスを利用すれば、オフィス物件の賃貸契約を結ぶよりも非常に安価で済みますし、プライバシーも保たれます。

 

ただし、貸し出しを受ける住所が治安の悪いところや僻地では信用力がなく、ビジネスにも悪影響を及ぼしてしまいます。

住所貸し出しを利用する際は、住所地が好立地にあるか、また、登記は可能かについて確認しておきましょう。

 

・郵便物転送

バーチャルオフィスでは、郵便物を受け取り転送してくれるサービスも提供しています。

運営会社によっては、受け取り状況をメールで通知するサービスを提供しています。

 

郵便物転送サービスの利用にあたっては、転送頻度はどれくらいか、転送料金はどの程度かかるのかを確認しておきましょう。

 

例えば、弊社の場合、転送頻度は相談の上お決めし、1回500円にて転送しております。

運営会社によっては、2週間に1度や1ヶ月に1度の頻度でしか転送対応をしていないところがあるので注意が必要です。

 

 

・宅配便受取

バーチャルオフィス側で代理して宅配便を受け取るサービスです。

 

弊社では、転送をご希望される場合、着払いでのみ受け付けております。

運営会社によっては、受け取りのみを代行し、引き取りはオフィスまで出向かなければならないところもあるためご注意ください。

 

・FAX利用

共有FAX番号を利用し、送受信するサービスです。

弊社では、受信内容をメールにて転送しております。

バーチャルオフィスの中には、FAXを受信できるものの内容の転送をおこなっていないところもありますので選ぶ際に確認しておきましょう。

 

1-2-2.オプションサービス

・電話転送

バーチャルオフィス宛にかかってきた電話を会員指定の番号へ転送するサービスです。

電話転送を利用するにあたっては、初期登録費用が掛かるのか、通話料はかかるのか、転送時間は24時間かなどを確認しておきましょう。

 

・電話秘書対応

会員の代わりに電話対応をするサービスです。

弊社では、対応した内容を即刻メールにて報告しておりますが、即時対応していない運営会社もあります。また、秘書対応できる時間が限られる会社もあるので、契約前に確認しておくとよいでしょう。

 

1-2.バーチャルオフィス利用にかかる費用

バーチャルオフィスの利用に当たっては、初期登録費用や月額利用料がかかるほか、運営会社によっては保証料や更新料がかかってきます。

個人事業主や起業家にとってお金の面は重要視したいものですので、契約前に調べておきましょう。

 

1-2-1.初期費用

多くのバーチャルオフィスでは、入会時に初期登録費用や入会金を支払う必要があります。

例えば、レンタルオフィスが併設されていたり、導入している機器が高額だとその分登録費用が高くなる傾向があります。

自分が検討しているサービス内容や立地などを検討の上、納得できる費用かを確認しましょう。

入会金や登録費用の相場は5,000円~10,000円が目安です。

あまりにも高額な場合には注意しましょう。

 

また、初期費用としての保証料や共益費、解約時の解約金など別途費用かかる場合もあります。「こんなに費用が掛かると考えていなかった!」と後悔しないように、事前に確認してください。

 

1-2-2.利用料金

バーチャルオフィス利用時の固定費としてかかってくるのが利用料金です。

月額制が一般的ですが、中には3か月分を前払いしなければならないといったバーチャルオフィスもありますのでご注意ください。

また、利用できるサービスによってプランごとに利用料金が定められている場合もあります。

利用料金の目安はひと月10,000円前後ですが、利用するサービスに見合った金額かどうかを検討しておきましょう。

 

1-2-3.更新費用

契約期間が切れた後も継続して利用を続ける場合、更新費用がかる場合があります。

弊社では更新費用を不要としていますが、中には更新費用として初期費用と同等の支払いを求める運営会社もあるので、事前に確認しておきましょう。

 

 

1-3.住所(アクセス方法)

貸し出しを受ける住所地もバーチャルオフィスを選ぶ際の重要な確認事項です。

取引先から見て、信頼のおける住所なのかを確認しておきましょう。

 

1-3-1.住所地の評価と信頼性

例えば、立地面で繁華街にあるのか、それとも土地柄がよくない場所にあるのかで、取引先からの印象は変わります。

 

また、バーチャルオフィスでは、同一の住所を別の会員も利用することになります。その住所を利用していた会員が、以前にトラブルを起こしていないか、事件、事故などが起こっていないかも調べておきましょう。

 

1-3-2.内覧は可能か

貸会議室やコワーキングスペースを併設しているバーチャルオフィスであれば、内覧可能かどうかも確認してください。

取引先と打ち合わせのため利用する際に、年月の経った廃墟ビルでは困りますよね。

内覧の際は、館内が清潔に保たれているか、受付スタッフの対応は良いかなども併せて見ておきましょう。

 

 

1-3-3.アクセスの良さや利便性

オプションサービスとして、貸会議室の利用を検討する場合は、アクセスの良さも視野に入れておきましょう。

主要駅から徒歩で5分以内にあるか、都市の中心エリアにあるかなど、アクセスしやすいかどうかを確認してください。

 

1-3-4.拠点数

例えば、東京と大阪といったように、全国に拠点が複数あるバーチャルオフィスもあります。

拠点が多いバーチャルオフィスを契約する場合、それぞれの拠点を利用可能かどうかも調べておきましょう。

 

 

1-3-5.貸会議室などレンタル可能なスペースの有無

バーチャルオフィスによってはオプションサービスに貸会議室やコワーキングスペースが利用できる場合があります。

その際は、利用できるスペースの種類と利用時間、利用料金、利用可能回数なども確認してください。

 

 

2.バーチャルオフィスの契約面での選び方

続いて、バーチャルオフィスを契約する際の選び方について解説します。契約の流れや入会審査、解除方法についても確認しておきましょう。

 

 

2-1.契約の流れ

申込にあたっては、Web受付に対応しているのか、それとも郵送などで申込書の送付が必要かを確認しましょう。

申込時には住所の不正利用やマネーロンダリングを防ぐために本人確認書類の提出が求められる場合があります。スムーズな手続きのためにも事前に用意しておきましょう。

 

2-2.審査の有無と方法

多くのバーチャルオフィスでは入会時に審査制度を設けています。

主な審査方法はWeb手続き、郵送、対面など運営会社によって異なります。

 

審査時の提出資料は運営会社によって変わるほか、個人契約、法人契約でも異なりますのでどのような書類が必要かを確認しておきましょう。

 

2-3.利用までにかかる期間

申込から契約開始までにかかる日数は、運営会社により異なります。

例えば、弊社の場合は3~7営業日をいただいております。

Webからお申込みいただいた後にご提出いただいた資料をもとに審査もおこない、利用可否のご回答をいたします。

 

一方で、運営会社によっては利用開始までに2週間~1ヶ月かかるケースもあります。例えば、郵送での申し込み後に対面審査が行われる場合は、期間が長くなる傾向にあります。

急ぎで契約をお考えの方は、Web申し込みに対応しているバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。

 

2-4.契約期間

契約期間がある場合、期間の長さを確認してください。

弊社の場合はご入会いただいた日から起算して1年間としております。

運営会社によって、半年間、2年間など期間が異なります。

また、期間経過後の更新方法や更新料についても確認しておきましょう。

 

2-5.契約解除の方法

契約解除の際の手続き方法についても、検討時に調べておくとよいでしょう。

解約手続きはWebまたは郵送、電話でできるのか、解約申請の期日、解約金の要不要、月途中の返金などを確認しておくといいですね。

 

3.バーチャルオフィスの運営会社に関する選び方

昨今のバーチャルオフィスの増加に伴い、経営基盤が伴っていない運営会社が散見されます。突然の閉鎖やサービスのストップなど予期せぬ事態を避けるためにも経営が盤石な運営会社を選びましょう。

 

3-1.運営会社の実績

まず、確認すべきは運営会社の実績です。

安心して利用するためにも、運営会社がこれまでにどのような事業を手掛けてきたのか、バーチャルオフィスは貸しビルにて行われているのか、利用者数実績はどの程度あるのかも確認しましょう。

 

弊社を例に挙げますと、札幌にて45年の歴史と実績を持ち、自社管理をしているカタオカビルにて運営しておりますので安心してご利用いただけます。

賃貸物件であれば、管理会社の変更やオーナーの代替わりなどで料金が値上げされたりサービス提供が難しくなったりするケースもあるので要注意です。

 

3-2.サポート体制

契約中にトラブルがあった場合のサポート体制についても事前に確認しておきましょう。

サポートセンターの営業日や受付時間、問い合わせ方法についても検討材料としてください。

また、申込問い合わせの際のスタッフの応対もよく見ておきましょう。好印象で丁寧に接客してくれるのか、横柄な態度を取るスタッフはいないかどうかも調べておくと検討時に役立ちます。

 

3-3.過去のトラブルの有無

住所の項目でもお伝えしましたが、過去に運営会社や住所にトラブルがあったかどうかを必ず確認してください。

例えば、貸し出しの住所が犯罪に使われた経歴がある場合、住所に悪評がつくため、別の会員であっても銀行口座が開設しにくいなどの支障が出ます。

 

バーチャルオフィスを安心して使うためにも、できるだけトラブルが少なくスタッフ対応の印象が良い運営会社を選びましょう。

 

3-4.利用者の評判

料金が割安だったり、ホームページでうたっているサービス内容が充実していたりすると、つい契約を考えてしまいますよね。

ですが、それは見せかけだけかもしれません。契約前には、利用者からの評判もチェックしておきましょう。

身近に利用者がいればその方の意見を参考にされても良いですし、口コミ情報やSNSなども評判を収集できます。

ただし、百聞は一見に如かずという面もあるので、内覧が可能であれば、なるべく足を運び、自分の目で確かめることをおすすめします。

 

 

4.バーチャルオフィスの選び方まとめ

今回は、安心して利用できるバーチャルオフィスの選び方をご紹介しました。

 

選ぶ際のポイントは、次の通りです。

・サービス内容の確認

・契約の流れと審査の方法

・運営会社の実績とサポート体制

 

内覧可能な施設であれば、ぜひ足を運んでみましょう。

本記事を参考にして、あなたのビジネスにマッチするバーチャルオフィスをお選びください。

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