バーチャルオフィスのメリット

最近では、ネットビジネスをしている個人事業主やフリーランス、スタートアップ事業の経営者のほか、副業をしている方にも注目され利用者が増えてきています。

ですが、これからバーチャルオフィスを利用しようと検討中の方にとっては、本当に活用できるのか悩ましいのではないでしょうか。

本記事では、そもそもバーチャルオフィスとは何なのか？という説明とともに、バーチャルオフィスを利用するメリットやデメリット、おすすめのバーチャルオフィスの選び方についてもご紹介します。

バーチャルオフィスを選ぶ際の参考にご活用ください。

1. バーチャルオフィスとは？

そもそもバーチャルオフィスとは、「仮想の事務所」のことを意味します。
一般には、オフィスというと企業が入っている物理的な物件をイメージしませんか？
ただ、オフィス用物件の契約は賃貸料が高額に及ぶこともあり、個人事業主やスタートアップの経営者、フリーランスには借りにくいのが、大きなハードルとなっています。

そこで、注目が集まっているのがバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスのように物理的な場所を借りるものではありません。

一方で、バーチャルな貸し出し、たとえば、住所貸し出しや電話番号やFAX番号の提供、郵便物や宅配便の一時保管や転送などビジネスに必要不可欠なサービスを受けられます。しかも、バーチャルオフィスという性質上、物理的に場所を借りるよりも費用が安く済み、気軽に使い始められる魅力があります。

そのため、最近ではネットビジネスを展開している個人事業主などでもバーチャルオフィスを借りる方が増えてきています。

2. バーチャルオフィスを使う5つのメリット

それでは、具体的にバーチャルオフィスにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは5つのメリットについてご紹介します。

・手続きが簡単
バーチャルオフィスの最大のメリットは契約手続きが簡単に済むことです。

実際のオフィス物件を借りる場合を想像してみてください。
現地の物件がどのようなものかを内覧して、周囲にどのような企業が入っているのか、立地はどうかなどを確認しますよね。
契約を締結する際も、本人確認書類のほか事業に関する書類を準備して不動産屋に提出し、賃貸人と契約書を交わすための手間と時間がかかってしまいます。

バーチャルオフィスなら、運営会社によってはインターネットから申し込みが可能です。

たとえば弊社V.OFFICE23では、ウェブサイトから24時間お申し込みを受け付けております。
書類の提出にあたっても、個人の場合はご本人様確認書類、法人の場合は登記簿謄本と身分証明書などをメールでご送付いただき、3営業日以内に審査いたします。
また、ご入金もPayPalを導入しているため、すべての手続きをインターネット上でおこなっていただけます。

・固定費を安く抑えられる
バーチャルオフィスは、物件を借りるよりも大きく費用を抑えられることもメリットです。
ビジネスを始めて初期のころは何かとお金がかかるため、できる限り経費を抑えたくありませんか？
とくに、毎月の支払いが必要な固定費は抑えたいところです。

ですが、オフィスを借りるとなると賃料のほかにも敷金や礼金、不動産屋へ支払う仲介手数料、保険料など多大な費用が掛かります。

一方で、バーチャルオフィスなら敷金や礼金が不要ですし、月々コストも定額で利用できます。

たとえば、弊社の場合は初回の登録費用として5,000円(税込)がかかり、利用されるサービス内容に応じて月額利用料金が5,000~12,000円(税込)の料金をいただいております。

一般的なオフィス用物件では、立地によっては十数万円以上かかるケースも見られますが、バーチャルオフィスなら10倍以上もの費用を抑えてオフィス機能をご利用いただけますので、起業初期の方にも人気が高まっています。

・プライバシーを守れる
ネットビジネスをされている個人事業主やフリーランスの方にとって、自宅住所を開示することに抵抗がある方は多いもの。
クライアント先への開示ならともかく、インターネット上で店舗を持って販売業を営んでいる場合はサイト上に事業主住所を掲載しなければなりません。

バーチャルオフィスの住所貸し出しサービスを利用すれば、自分の住所を開示することなくビジネスが行えます。

弊社では、法人登記が可能な住所をお貸ししておりますので、個人事業主やフリーランスの方は自宅住所を開示することなく活動できますし、会社設立をお考えの方も安心してご利用いただけます。

・人気エリアの住所が利用できる
ビジネスの肝は信頼、信用ですが、事業内容のみならずオフィス所在地も信用財産になりえます。
たとえば、都心にある大規模ビルに入居している場合、一般の方はそれだけで信頼のおける事業をしているイメージを持つものです。
ですが、個人事業主やフリーランス、スタートアップではそのような費用の掛かる物件は契約できませんよね。

バーチャルオフィスならクライアントやお客様から信用される人気エリアの住所をご契約いただけます。
弊社でも「札幌市中央区」という大通地区ど真ん中の住所をご提供しておりますので、あなたのビジネスの信用度を高めていただけます。

・ビジネスに必須のサポートを受けられる
ビジネスに忙しい場合、手間がかかる雑用はなるべく避けたいところですよね。

冒頭にもお伝えした通り、バーチャルオフィスでは住所貸し出しのほかにも、郵便物の転送や宅急便の受け取り、電話番号の貸し出しもおこなっています。

たとえば、弊社では住所貸し出しのほかに次の6つのサービスをご提供しています。

・郵便物転送
・宅配便受け取り
・会議室利用
・FAX利用
・専用電話転送
・電話秘書転送

これらビジネスに必須ともいえるサポートを利用できるのでご自身のビジネスを集中して行っていただけます。

また、弊社では自社管理ビルにて貸会議室の運営もおこなっており、クライアントとの打合せ場所や会議などにもお使いいただけます。

詳しくはこちらをご覧ください。
カタオカビル貸会議室
https://www.kataoka-bld.com/

3. バーチャルオフィスの5つのデメリット

ここまでご説明したように、バーチャルオフィスにはビジネスを加速するためのサービスが揃っています。
ですが、メリットがある一方、デメリットがあることも事実です。
契約の前にバーチャルオフィスを利用する際のデメリットについても知っておきましょう。

・業種によっては認可が下りない場合がある
ネットビジネスやビジネスコンサルティングなどであれば住所の種類を問わず活動できますが、業種によっては物理的な事務所を必要とする場合があります。
たとえば、不動産業、古物商、士業、人材派遣業、建設業などはバーチャルオフィスを登録したとしても認可が下りません。

これから行いたいビジネスの住所地がバーチャルオフィスで問題ないかどうかは契約前に調べておきましょう。

・物理的な勤務場所は必要となる
バーチャルオフィスはあくまで仮想オフィスで住所貸し出しなどのサービスの提供を受けられるにとどまります。
そのため、物理的に作業をする場所は、別に確保しなければなりません。
自宅で作業できるビジネスなら問題ありませんが、せどりビジネスなどで荷物を大量に在庫を抱えたり発送したりしなければならない場合などは作業スペースが必要となりますのでご注意ください。

・郵送物の転送に時間がかかるケースがある
郵送物の転送サービスを提供しているバーチャルオフィスは多いですが、郵送物の転送に時間がかかるケースが散見されます。
たとえば、運営会社によっては1週間から10日かかる場合もあります。

弊社では、郵送物の転送についてはメールで受け取り状況をご報告するほか、1回あたり500円にてご指定の場所に転送しております。転送頻度についてもご相談いただけますので、スムーズなビジネス運営が可能です。

・別の事業者と住所が重複する
バーチャルオフィスでは同一住所を複数の事業者が利用します。
そのため、たとえば住所を検索したときに自分だけでなく別の事業者が検索結果として表示される可能性があります。

他の事業者との重複を避けたい場合はバーチャルオフィスの利用を控え、現実のビジネス向け賃貸物件をご契約される方がいいでしょう。

・バーチャルオフィスの住所では信用が得られない可能性がある
あくまで可能性の話ですが、クライアントがバーチャルオフィスを利用していると知った場合に、信用が得にくい場合が考えられます。とくに、リモート化が広まっていなかった数年前までは、バーチャルオフィスへの評価が低い傾向にありました。
もちろん、安定した事業が行われており実績があれば住所地のみで判断されることはありません。

最近では、バーチャルオフィスを活用する事業者も増加傾向にあり、貸し住所であるかどうかの信用要素も減りつつあります。
ビジネス初期はバーチャルオフィスを利用して費用を抑えつつ、ビジネスを育てていってはいかがでしょうか。

4.    バーチャルオフィスの選び方

最後に、バーチャルオフィスを契約する際のポイントを押さえておきましょう。

・都市圏にあるか

通常では多額の費用がかかる人気エリアの住所地を割安で利用できるのがバーチャルオフィスのメリットです。一等地の住所を借りることができれば事業としての見栄えもよくなります。

契約を検討する際は、都市圏にあるのか、詳細住所はどのエリアになるのかを確認してください。

・利用料金は予算内か

バーチャルオフィスはリアルのオフィスに比べて費用を抑えて利用できることが特色です。ただし、いくら住所やサービスが良くても、費用が掛かりすぎては困りものです。

支払い続けられる予算内の利用料金かどうかを必ず検討しましょう。

・自分に必要なサービスはそろっているか

住所貸し出しのほか、郵送物の転送や電話番号の提供など、ビジネスによって必要なサービスが変わってきます。

契約後に、「このサービスも欲しかった！」とならないように、事前に自分が必要とするサービスが揃っているか確認してください。

・貸会議室などのスペースが借りられるか

ビジネスをするうえで、場合によっては打ち合わせや会議などの必要性が出てくることもあります。

可能であれば、会議室や個室といったスペースを借りられるかも検討材料にしてください。

・契約のしやすさ

バーチャルオフィスによっては、わざわざ店舗まで出向かなくてもインターネットで手続きを完結できるところがあります。

事業が忙しく、手続きに行く時間がない場合などはインターネットで手続きが行えるバーチャルオフィスを選びましょう。

・営業時間やサポート時間

利用時にトラブルが起こった場合、スムーズに連絡が取れるかどうかもバーチャルオフィスを選ぶポイントです。

平日だけでなく土日や年末年始も営業やサポートをしているのか、受付時間の長さなども検討してください。

・運営会社の信用性

運営自体がバーチャルだからこそ意識したいのが、運営会社の信用性です。

まれなケースですが、契約中にサービスの管理会社やビルオーナーが変わることでサービスが継続されなくなる可能性があります。

その場合は一からバーチャルオフィスを探さなければなりません。

バーチャルオフィスを契約する場合は、運営母体が信頼できる会社であることを確認してください。

弊社では、札幌で45年に渡り自社管理しているカタオカビルにてバーチャルオフィスサービス「札幌市中央区のバーチャルオフィスV.OFFICE23」を運営しているため、安定したサービス提供を行っております。

サービス詳細や利用料金についてはこちらのページをご覧ください。

https://www.v-office23.jp/