バーチャルオフィスの電話代行サービスとは？メリットと注意点も解説

バーチャルオフィスを利用する際に、オフィスへの問い合わせが多いと想定される場合は、電話代行サービスが便利です。

電話代行サービスの利用によって、手が離せないときでも対応を代行してもらえます。

本記事ではバーチャルオフィスの電話代行サービスについて、メリットや注意点を解説します。電話代行に対応している札幌市のバーチャルオフィスも紹介するので、あわせて参考にしてみてください。

バーチャルオフィスの電話代行サービスとは

バーチャルオフィスの電話代行サービスとは、要望に合わせて電話応対を代行してくれるサービスです。バーチャルオフィスの電話番号宛に届いた着信に対応してもらえるため、問い合わせを逃す心配が少なくなります。

代行してもらえる内容はバーチャルオフィスによってさまざまです。指定の内容で応答してもらったり、連絡先や要件を控えてメッセージで伝えてもらったりできるため、希望する電話代行を依頼できるかを確認しましょう。

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリット

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットは、以下の通りです。

• 電話対応を任せられ機会損失を防げる
• 丁寧な対応でイメージアップを期待できる
• 取得した電話番号を名刺やHPに記載できる

電話対応を任せられる以外にもメリットがあるため、ぜひ活用してみてください。

電話対応を任せられ機会損失を防げる

バーチャルオフィスでは電話番号を提供していたり、転送を依頼できたりしますが、転送された着信に出られないと対応できません。

電話代行サービスであれば、バーチャルオフィスのスタッフが会社名や指定した内容を相手に伝えられるため、問い合わせや相談のチャンスを逃しにくくなります。機会損失を防ぎやすいため、購入や商談などにつなげられれば、売上にも良い影響を与えるでしょう。

丁寧な対応でイメージアップを期待できる

電話代行サービスを提供しているバーチャルオフィスでは、質の高い応対ができるように体制を整えている場合が多いです。

専門のスタッフによる対応ができるので、着信相手に良い印象を与えられるでしょう。第一印象が良くなれば、その後の対応で関係を構築しやすくなります。

取得した電話番号を名刺やHPに記載できる

バーチャルオフィスの電話代行サービスでは、利用する電話番号を名刺やHPなどにも記載できます。

信頼できる企業かを見極める際に住所や電話番号は欠かせない情報であり、バーチャルオフィスの電話番号を事業用に記載できるのがメリットです。

個人で活動している方にとっては、個人情報を守る役割もあります。自身の電話番号の代わりにバーチャルオフィスの電話番号を記載すれば、プライバシーの保護が可能です。

札幌で電話代行サービスを利用できるおすすめバーチャルオフィス

札幌市で電話代行サービスに対応しているおすすめのバーチャルオフィスは以下の通りです。

• V.OFFICE23
• CENTER OFFICE バーチャルオフィス札幌
• Karigo バーチャルオフィス札幌
• ワンストップビジネスセンター札幌大通西店

電話代行サービス以外にも、特徴や料金をチェックし、相性の良いバーチャルオフィスを利用しましょう。

V.OFFICE23

V.OFFICE23は、札幌で45年の実績があるビルの住所を借りられるバーチャルオフィスです。地下鉄「大通駅」から徒歩2分というアクセスも魅力で、立地の良さで信用を得られます。

電話代行は、ゴールドプランで利用可能です。スタッフが代わりに電話対応を行い、電話内容をメールですぐ報告するサービスとなっています。

他にも、郵便物転送や宅配便受取、FAXなどサービスのバリエーションが豊富です。会議室も有料で利用できるため、会議や作業などに活用してみましょう。

CENTER OFFICE バーチャルオフィス札幌

CENTER OFFICEでは、バーチャルオフィスを大阪と札幌に展開しています。札幌では、札幌市中央区に立地し、地下鉄「大通駅」から徒歩5分の場所に住所を借りられるのが特徴です。

電話代行サービスは月額費用4,900円で利用でき、月20コールまで電話対応を代行してもらえます。20コール以降は、1コールにつき210円発生するシステムです。事務代行サービスも提供しているので、事務の人手が足りていないときに相談してみてください。

Karigo バーチャルオフィス札幌

karigoが運営しているバーチャルオフィス札幌では、札幌市中央区の住所を貸し出しています。電話転送や電話代行を要望に応じて提供し、起業や会社設立などをサポートしているのが特徴です。

プランは、ホワイト、ブルー、オレンジの3つを用意しています。ホワイトプランでは、個人名または法人名で利用が可能です。

ワンストップビジネスセンター札幌大通西店

ワンストップビジネスセンター札幌大通西店は、地下鉄「西18丁目駅」から徒歩1分の場所にあるバーチャルオフィスです。ネットで申し込みが完結し、来店せずにサービスを利用できます。

電話代行サービスは、プレミアムプランで利用可能です。コールセンターのスタッフが電話応対を行い、内容をメールで報告します。

プレミアムプランはすべてのサービスを備え、電話転送やFAX転送なども利用できるのが特徴です。

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用する際は、以下のポイントに注意しましょう。

• 顧客への折返し電話は自分で行う必要がある
• 別途費用がかかる場合が多い
• サービスによっては応答数に制限がある
• 契約終了後は電話番号を使えない

顧客への折返し電話は自分で行う必要がある

バーチャルオフィスで提供している電話代行サービスの多くは、相手の連絡先や要件を記録し、メッセージなどで転送する場合が多いです。

本格的な応対は自身で行う必要があり、電話対応をすべて任せることはできません。あくまで初期対応を依頼できる方法として電話代行サービスを活用しましょう。

別途費用がかかる場合が多い

バーチャルオフィスの電話転送サービスを利用するためには、別途費用がかかります。電話番号の取得や電話転送サービスよりも費用が高い傾向があるため、あらかじめコストを想定しておきましょう。

電話代行サービスがプランに組み込まれている場合は、上位プランで提供されていることが多いです。ベーシックプランよりも費用が高いため、月額料金や1年間のトータルコストなどを把握した上で利用しましょう。

サービスによっては応答数に制限がある

バーチャルオフィスの電話転送サービスでは、応答数に制限がある場合があります。問い合わせが多くなると想定される場合は、応答数の多いまたは、制限がないバーチャルオフィスがおすすめです。

問い合わせがそれほど多くなければ、応答数が少ないサービスでも問題ありません。応答数で料金が変わる場合は、最低限のプランを選びましょう。

契約終了後は電話番号を使えない

バーチャルオフィスで利用できる電話番号は、契約期間終了後は使用できません。HPの記載変更や名刺の作り直し、取引先への連絡などが必要になり、手間とコストがかかります。

電話番号を変更する手間やコストが気になる場合には、バーチャルオフィスの電話番号利用はあまり向いていないでしょう。

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用してみよう

バーチャルオフィスの電話代行サービスでは、スタッフによって電話応対を代行してもらえます。質の高い応対でイメージアップを期待でき、連絡先や要件を控えてもらうことで商談ややり取りにつなげることが可能です。

一方で、電話代行サービスは固定番号取得や電話転送よりも費用がかかりやすいため、コストには注意しなくてはいけません。

V.OFFICE23では、ゴールドプランで電話秘書代行サービスを提供しています。電話代行サービスを検討している方は、ぜひご相談ください。